Die 1-3-5-Methode kenne ich schon etwas länger. Vor allem in stressigen Wochen habe ich damit immer mal wieder meine Wochenplanung gemacht und meine Aufgaben priorisiert, dann aber wieder aus den Augen verloren.

Die Methode ist an sich recht einfach umzusetzen und klingt erfolgsversprechend.

Man erledigt jeden Tag eine große Aufgabe, 3 mittlere Aufgaben und 5 kleine Aufgaben. Damit kommt man dann bei den großen und wichtigen Projekten voran, ohne dass sich die täglich anfallenden, kleinen Aufgaben anhäufen - konsequente Anwendung der Methode vorausgesetzt.

Genau deshalb wollte ich wissen, ob sich die Methode auch auf Dauer bewährt. Also habe ich nach meinen Herbstferien beschlossen, die Methode für 30 Tage konsequent durchzuziehen.

Gesagt, getan! Lese hier, wie die Methode für mich mit Todoist und Fantastical umgesetzt habe und was ich 30 Tage später von der Methode halte.

Wie funktioniert die 1-3-5-Methode?

Mit der 1-3-5-Methode priorisierst du deine Aufgaben. Dazu gibt es 3 Zeitblöcke:

Große Aufgaben, deren Bearbeitung 2-3 Stunden dauern. Das sind dann meist die wichtigen Aufgaben, die viel Konzentration erfordern und einen persönlich oder beruflich weiterbringen.
Mittlere Aufgaben mit einem ungefähren Zeithorizont von 1-2 Stunden. Diese Aufgaben kosten Zeit und erfordern Konzentration. Sie unterstützen die größeren Projekte oder halten den Job am laufen.
Kleine Aufgaben, die auch mal zwischendurch erledigt werden können (5-15 Minuten). Das sind meist die täglich anfallenden Aufgaben, die schnell und einfach von der Hand gehen.

Am Ende hast du 3 Aufgabenlisten: Eine mit großen, eine mit mittleren und eine mit kleinen Aufgaben.

Daraus wählst du dann für jeden Tag maximal 9 Aufgaben aus - nämlich genau eine große Aufgabe, 3 mittlere Aufgaben und 5 kleine Aufgaben (1-3-5).

Die Aufgaben werden dann hierarchisch abgearbeitet.

So habe ich die 1-3-5-Methode für mich umgesetzt

In den vergangenen 30 Tagen habe ich die 1-3-5-Methode meine Tages- und Wochenplanung gemacht.. Das erfolgte jede Woche in 4 Schritten.

1 - Überblick verschaffen zu Wochenbeginn

Aufgaben notiere ich in der App Todoist, als Kalender-App nutze ich Fantastical. Zu Beginn der Woche habe ich, wie sonst auch, meinen Kalender und meine Aufgabenlisten gesichtet.

In dem Zuge habe ich dann alle weiteren Aufgaben und Termine notiert, die in der kommenden Woche anstehen. Das Tolle an Fantastical: Die Aufgaben von Todoist werden auch in meinem Kalender angezeigt. Dadurch habe ich Aufgaben und Termine immer zusammen im Blick.

1-3-5-Methode Fantastical — *Wochenansicht in Fantastical mit Terminen und Aufgaben*

2 - Priorisieren mit der 1-3-5-Methode.

Im 2. Schritt ging es an die Priorisierung. Ich habe alle anstehenden Aufgaben in große, mittelgroße und kleine Aufgaben eingeteilt. In Todoist nutze ich dazu die Priorisierungs-Label:

p1: große Aufgaben (rot)
p2: mittlere Aufgaben (gelb)
p3: kleine Aufgaben (blau)

Die Aufgaben sind dann unter Filter und Etiketten in den Listen p1, p2 und p3 zu finden.

1-3-5-Methode Todoist — *Priorisierungslisten in Todoist*

3 - Aufgaben auf die Woche verteilen

Nach dem Priorisieren habe ich die Aufgaben nach dem 1-3-5-Schema auf die Woche verteilt. Dazu habe ich die Wochenansicht in Todoist herangezogen und konnte die Aufgaben den Tagen zuweisen und munter von einem Tag zum anderen schieben, bis alles stimmig war.

Bei der Verteilung habe ich auch immer einen Blick in meinen Kalender geworfen und geschaut, wie viel an den jeweiligen Tagen ansteht. So ist es dann vorgekommen, dass ich an vollen Tagen auch mal weniger als 9 Aufgaben zugeteilt habe.

Ich habe auch gleich versucht, ähnliche Aufgaben zu clustern, um schneller durchzukommen. So habe ich mir zum Beispiel alle zu führenden Telefonate auf den selben Tag gelegt.

An manchen Tagen habe ich mir zusätzlich Zeitblöcke in meinen Kalender eingetragen, zu denen ich dann an den jeweiligen Sachen erledigen wollte.

4. Aufgaben erledigen

Danach hieß es dann nur noch Aufgaben gemäß der Methode Tag für Tag erledigen.

Hier habe ich direkt bemerkt, dass ich von einer zentralen Idee der 1-3-5-Methode abweichen muss.

Mein Lehreralltag lässt es nämlich nicht zu, dass ich die Aufgaben hierarchisch abarbeite und mich immer zuerst der großen Aufgabe widme.

Deshalb habe ich auch öfter mal mit den kleinen Aufgaben begonnen oder zwischendurch in einer Freistunde eine mittelgroße Aufgabe erledigt. Für die große Aufgabe war dann meist erst am Nachmittag oder frühen Abend Zeit.

30 Tage später - Was bleibt?

30 Tage später ist es nun Zeit ein Zwischenfazit zu ziehen. Was nehme ich für mit? Was hat funktioniert und was nicht? Und die wichtigste Frage: Werde ich damit weiterarbeiten?

1. Erkenntnis: Priorisieren nach der Dauer klappt nicht immer.

Ich habe dann schnell bemerkt, dass eine Festlegung der Aufgaben nach Zeitdauer nicht immer ohne Weiteres möglich und zielführend ist.

Vor allem in meiner ersten Woche nach den Ferien hatte ich nämlich einige Sachen auf meiner Liste, die recht dringlich waren und zeitnah erledigt werden mussten.

Klassenarbeiten mussten korrigiert und Unterricht musste überarbeitet werden. Das führte zu Problemen bei der Festlegung der großen Aufgabe - denn manche Aufgaben waren einfach dringlicher. Daran musste ich mich anpassen und habe meine große Aufgabe etwas differenzierter ausgewählt:

Frage 1: Muss die Aufgabe zeitig erledigt werden? (Falls ja, dann als große Aufgabe festlegen. Falls nein, weiter zu Frage 2.
Frage 2: Ist die Aufgabe wichtig für meinen Lehrerjob? (Falls ja, dann also große Aufgabe festlegen. Falls nein, weiter zu Frage 3).
Frage 3: Bringt mich die Aufgabe bei meinen persönlichen Zielen weiter?

Die Festlegung der Aufgaben nach diesem Schema hat dann gut funktioniert. Noch viel interessanter: Durch die vorausschauende Wochenplanung sind ab der zweiten Woche eigentlich gar keine dringenden Aufgaben mehr entstanden und ich konnte mich voll auf meine wichtigen Aufgaben konzentrieren.

2. Erkenntnis: Bei der Wochenplanung muss man flexibel bleiben.

Auch wenn ich zu Wochenbeginn noch so akribisch plane, kann natürlich während der Woche immer mal wieder was dazwischen kommen. Genauso können spontan Aufgaben dazukommen, die dann dringend erledigt werden müssen. Dann heißt es umplanen und andere Aufgaben auf die nächsten Wochentage schieben.

Ein paar einfache Punkte können die Arbeitswoche trotz allem planbarer machen, auf die ich zukünftig stärker achten möchte:

Nicht zu viele umfangreiche Aufgaben auf einen Tag legen.
Darauf achten, welche Termine in der Woche anstehen.
Einen zeitlichen Puffer einbauen.

Davon abgesehen habe ich bemerkt, dass ich mit der Zeit ein besseres Gefühl für die Dauer meiner Aufgaben bekam. Hat eine kleine Aufgabe doch mal länger gebraucht als gedacht, habe ich sie das nächste Mal gleich als mittlere Aufgabe festgelegt. Mit der Zeit verfeinert sich automatisch die Priorisierung und Zeitplanung.

3. Erkenntnis: Die Reihenfolge ist recht egal.

Wie schon gesagt kann ich als Lehrer nicht immer mit der großen Aufgabe in meinen Arbeitstag starten. Das erachte ich rückblickend als überhaupt nicht tragisch. Im Gegenteil:

Ich werde wahrscheinlich auch zukünftig weiter mit den kleinen Aufgaben beginnen, weil ich so etwas Momentum aufbauen kann, bevor es dann an die großen Aufgaben geht.

Die meiste Zeit arbeite ich also eher nach dem Schema 5-1-3 und kann so trotzdem davon ausgehen, dass ich die wichtigste Sache des Tages schaffe - selbst wenn mal was unvorhergesehenes dazwischen kommt und ich umplanen muss.

Fazit:

Ich bin in den letzten 30 Tagen ein wahrer Fan von der 1-3-5-Methode geworden.

Die Methode ist einfach umzusetzen und funktioniert richtig gut. Ich komme damit wesentlich entspannter durch die Woche, bleibe motiviert und beende den Tag mit einem guten Gefühl.

Mir macht die Methode richtig Laune und ich werde wohl auch weiterhin damit arbeiten und meine Wochenplanung machen. Vor allem in stressigen Wochen entfaltet die Methode dann ihr volles Potenzial!

Zudem ist die 1-3-5-Methode eine tolle Ergänzung zur GTD-Methode, mit der ich mich sonst organisiere. Wenn Du wissen willst wie Getting-Things-Done funktioniert, schau in meinem Blog-Eintrag rein.

Ansonsten schreib mir, wie du deine Aufgaben priorisierst und deine Woche planst. Funktioniert die Methode für dich oder gehst du komplett anders vor? Lass es mich in den Kommentaren wissen.

Ich habe 30 Tage lang die 1-3-5-Methode ausprobiert!