Zugegeben, man wird als Lehrkraft zum Glück nicht mit E-Mails überschüttet, wie es in anderen Berufen zum Teil der Fall ist. Trotzdem, E-Mails stellen an meiner Schule nach wie vor das wichtigste Kommunikationsmittel dar und über den Tag bzw. die Woche füllt sich das Postfach dann doch beträchtlich. Um da den Überblick zu behalten und mir zeitgleich den Arbeitstag nicht durch mein E-Mail-Postfach bestimmen zu lassen, nutze ich die Inbox-Zero-Methode zusammen mit der E-Mail-App Spark. Wie ich damit meine E-Mails meistere und am Ende des Tages einen leeren Posteingang habe, erfährst du hier.

Dein Postfach ist keine Aufgabenliste

Ich weiß, viele nutzen ihr Postfach als eine Art Aufgabenliste. Dies hat jedoch entscheidende Nachteile:

Wenn du Posteingang als Aufgabenliste nutzt, wirst du ständig von neuen eingehenden Mails von deiner eigentlichen Arbeit abgelenkt.
Die Priorisierungs- und Kategorisierungsmöglichkeiten im Postfach sind beschränkt, sodass man den Überblick verlieren kann.
Du wirst bei jedem Blick in dein E-Mail-Programm daran erinnert, was noch alles zu tun ist. Im schlimmsten Fall lässt du dich davon ablenken und springst zwischen Aufgaben hin und her.

Nutze deinen Posteingang also ausschließlich dafür, wofür er auch gedacht ist: Zum Empfangen von E-Mails.

Genau hier setzt die Inbox-Zero-Methode an. In gewissen Abständen wird der Posteingang bearbeitet und die E-Mails systematisch archiviert, verarbeitet oder zur weiteren Bearbeitung kategorisiert, sodass der Posteingang am Ende leer ist.

Nutze das E-Mail-Programm Spark

Damit sich Inbox Zero zuverlässig umsetzen lässt, rufe deine Mails nicht über einen Browser, sondern über einen Mail-Client ab. Ich nutze hierzu Spark, weil es im Vergleich zu Outlook, Apple Mail und den weiteren Mailprogrammen den größten Funktionsumfang bietet und komplett kostenlos ist. Damit verwalte ich dann meine sämtlichen beruflichen und privaten Mailadressen gleichzeitig.

Feste Zeiten zum Abrufen deiner Mails

Zwei Mal am Tag in mein Postfach schauen und meine Mails durcharbeiten - das ist zumindest das, was ich mir vornehme. Die Idee dahinter: Ich kann mich mehr auf meine eigentlichen Arbeiten konzentrieren und werde dabei nicht ständig durch neue E-Mails unterbrochen. Natürlich habe ich für weniger Ablenkung auch die Push-Benachrichtigungen von Spark auf Smartphone und PC ausgestellt.

Posteingang bearbeiten und leeren

Zu meinen festen E-Mail-Zeiten morgens und nachmittags bearbeite ich mein Postfach. Dazu schaue ich die E-Mails chronologisch durch und schaue, ob es sich um reine Informationen handelt oder ob im Rahmen der E-Mail noch etwas zu tun ist.

Ist nichts zu tun, gibt es 3 Möglichkeiten, was mit der Mail geschieht:

Archivieren: Alle Mails mit Informationen, die in der Zukunft nochmal wichtig für mich sein könnten, wandern in meinen Archivordner. Ich benutze bewusst keine Ordnerstruktur innerhalb meines Mailprogramms, da das manuelle Zuordnen fehleranfällig ist unnötig Zeit kostet. Wenn ich eine Information benötige nutze ich die leistungsstarke Suchfunktion von Spark. Wichtige Mail-Anhänge speichere ich davon unabhängig zusätzlich in meinem Archiv für wichtige Dokumente auf meinem Mac.

Löschen: Mails mit Informationen, die mich zukünftig nicht mehr interessieren, lösche ich direkt. Das können etwa Versandbestätigungen oder sonstige Hinweis-Mails sein
Als Spam markieren: Mails, die ich zukünftig nicht mehr erhalten möchte landen in meinem Spam-Ordner.

Wenn etwas zu tun ist, gibt es wiederum 3 Möglichkeiten, wie ich mit den Mails umgehe.

Eine Aufgabe anlegen: E-Mails, für deren Beantwortung ich mehr Zeit brauche (weil ich zum Beispiel etwas recherchieren oder Rücksprache halten muss), werden in meine Aufgabenliste exportiert und im gleichen Zuge archiviert. Dazu habe ich Todoist mit Spark verknüpft. In Todoist kann ich dann priorisieren und kategorisieren und die Beabrietung der Mails zu gegebener Zeit angehen.
Sofort antworten: In diesem Fall kommt meine Zwei-Minuten-Regel zum Einsatz. Alle E-Mails, die ich innerhalb von 2 Minuten beantworten kann, werden direkt bearbeitet. Das Anlegen einer Aufgabe wäre nämlich zeitaufwendiger als das direkte Bearbeiten selbst.
Einen Termin anlegen: Wenn es sich bei der E-Mail um eine Termineinladung handelt, lege ich entsprechend einen Termin in meinem Kalender an und archiviere die E-Mails ebenfalls sofort. Zusätzlich verknüpfe ich die E-Mail mit dem Termin, sofern wichtige Infos oder Dokumente enthalten sind. Zum Zeitpunkt des Termins muss ich dann nur auf den Link in meinem Kalender klicken und die E-Mail öffnet sich wieder.

Fazit

Durch Inbox Zero schaue ich mittlerweile gerne in mein Postfach. Mein Arbeitsalltag außerhalb des Unterrichts wird weniger durch E-Mails bestimmt und ich kann konzentrierter und effektivier an meinen eigentlichen Projekten und Aufgaben arbeiten.

Die Vorgehensweise klappt natürlich mal besser und klappt mal schlechter - ich ertappe mich schon immer mal wieder, wie ich auch zwischendurch in mein Postfach schaue. Trotz allem - die Methode funktioniert und ich finde auch dann schneller als früher zu meiner eigentlichen Arbeit zurück.

Wenn du nun noch erfahren möchtest, wie ich meine exportierten E-Mails in Todoist weiter bearbeite, schau dir meinen Artikel Aufgaben mit Getting Things Done (GTD) und Todoist meistern an. Spark kannst du dir kostenlos über diesen Link herunterladen.

Viel Spaß beim Ausprobieren! Du wirst sehen, das Postfach leerräumen kann richtig Spaß machen und sogar zum Suchtfaktor werden.

Mit Inbox Zero und Spark deine E-Mails meistern