Zeit ist im Lehrerberuf eine der wertvollsten Ressourcen – und oft auch eine der knappsten.

Neben dem eigentlichen Unterricht bleibt zwischen Unterrichtsvorbereitung, Korrekturen, Konferenzen und der Betreuung von Schüler:innen häufig kaum Zeit zum Durchatmen.

Umso wichtiger ist es, durch effektive Planung und gutes Zeitmanagement den Arbeitsalltag zu entlasten.

In diesem Artikel stelle ich euch 10 effektive Methoden und Zeitmanagement-Techniken vor, mit denen ihr eure Aufgaben effizienter bewältigen und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge gewinnen könnt.

1. Eat the Frog 🐸

Das Konzept hinter der Methode „Eat the Frog” dahinter ist einfach: Beginnt euren Tag mit der wichtigsten oder unangenehmsten Aufgabe.

Der Gedanke dahinter ist, dass ihr, wenn ihr diese Aufgabe gleich am Anfang erledigt, den Rest des Tages entspannter angehen könnt. Gerade weil die Konzentration im Laufe des Tages nachlässt, ist es sinnvoll, das Wichtigste zuerst anzugehen.

Natürlich ist es nicht immer möglich, diese Methode strikt einzuhalten, vor allem, wenn man morgens direkt in den Unterricht muss. Doch auch am Nachmittag kann es helfen, den Tag mit der wichtigsten Aufgabe zu beginnen und diese konsequent abzuarbeiten.

2. Das Pareto-Prinzip (80/20-Regel) 📊

Zeitmanagement für Lehrer — *Das Pareto-Prinzip*

Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit nur 20 % des Aufwands erzielt werden. Im Lehrerberuf bedeutet das, dass ihr mit einem relativ kleinen Teil eurer Arbeit den Großteil eures Erfolges erzielen könnt.

Statt sich in Details zu verlieren – etwa bei der aufwendigen Gestaltung von Arbeitsblättern oder der Suche nach dem perfekten Bild – konzentriert euch auf die wesentlichen Aufgaben.

Nutzt die Zeit, die ihr für die Unterrichtsvorbereitung habt, effektiv, indem ihr euch auf die wichtigsten Inhalte fokussiert. Das hilft nicht nur, Zeit zu sparen, sondern auch den Stress zu reduzieren.

3. Die Pomodoro-Technik 🍅

Die Pomodoro-Technik ist eine bewährte Methode, um konzentriert und produktiv zu arbeiten. Hierbei stellt ihr einen Timer auf 25 Minuten, in denen ihr euch voll und ganz einer Aufgabe widmet. Danach folgt eine 5-minütige Pause.

Ihr könnt dazu einfach einen Timer auf eurem Smartphone stellen oder entsprechende Apps wie zum Beispiel Flow (Mac) nutzen. Die App hat den Vorteil, dass während des Arbeitsprozesses bestimmte Programme und Webseiten geblockt werden. Wenn der Pomodoro-Timer läuft, kann ich zum Beispiel nicht mehr auf meine E-Mails oder Social-Media zugreifen.

Dieser Rhythmus hilft, die Konzentration hochzuhalten und gleichzeitig regelmäßige Pausen einzubauen. Die kurzen Arbeitseinheiten und Pausen machen es leichter, bei der Sache zu bleiben, ohne sich zu überlasten. Ihr könnt die Pomodoro-Technik problemlos für eure Unterrichtsvorbereitung nutzen und merkt schnell, wie viel effektiver ihr arbeiten könnt.

4. Die 5-Minuten-Regel ⏱️

Eat the Frog - Zeitmanagement Lehrer — *Eat the Frog*

Die 5-Minuten-Regel hilft, wenn ihr manchmal Schwierigkeiten habt euch zu motivieren oder mit einer Aufgabe zu beginnen. Bei der 5-Minuten-Regel verpflichtet ihr euch, eine Aufgabe nur für fünf Minuten zu bearbeiten. Das ist eine kurze Zeitspanne, die sich leicht überwinden lässt.

Oftmals werdet ihr feststellen, dass ihr nach diesen fünf Minuten doch weitermacht, weil ihr bereits im Flow seid. Diese Technik eignet sich besonders gut für Aufgaben, die euch Überwindung kosten – bei mir zum Beispiel die Korrekturen.

5. Die 2-Minuten-Regel ⌛

Lehrer Zeitmanagement — *Die 2-Minuten-Regel*

Kleine Aufgaben können sich schnell zu einem großen Berg auftürmen, wenn man sie ständig aufschiebt. Die 2-Minuten-Regel besagt, dass jede Aufgabe, die weniger als zwei Minuten dauert, sofort erledigt werden sollte.

Das könnte das Beantworten einer kurzen E-Mail, das Ausdrucken eines Dokuments oder eine kleine organisatorische Aufgabe sein. Indem ihr solche Aufgaben sofort erledigt, vermeidet ihr, dass sie sich ansammeln und euch später belasten. Diese Methode hilft, den Alltag zu entlasten und den Kopf frei für größere Aufgaben zu halten.

6. Tastenkombinationen nutzen 🖥️

Eine eher technische, aber unglaublich effektive Methode zum Zeit sparen ist die Nutzung von Tastenkombinationen. Wenn ihr am PC oder Mac arbeitet, können ganz einfache Tastenkombinationen wie Strg+C /CMD-C (Kopieren) und Strg+V / CMD-V (Einfügen) eure Arbeit erheblich beschleunigen.

Macht euch eine Liste mit den wichtigsten Tastenkombinationen und legt sie neben euren Laptop. Die Liste könnt ihr beliebig anpassen und erweitern, sobald ihr die ersten Tastenkombinationen verinnerlicht habt.

Auf Dauer spart ihr viel Zeit und werdet zeitgleich im Umgang mit euren digitalen Tools effizienter. Besonders bei der Erstellung von Unterrichtsmaterialien kann diese Methode Gold wert sein.

7. Delegieren und Automatisieren 🤖

Im Lehrerberuf gibt es viele wiederkehrende Aufgaben, die Zeit kosten, aber nicht unbedingt von euch persönlich erledigt werden müssen. Wo immer möglich, delegiert solche Aufgaben oder nutzt Möglichkeiten und Tools zur Automatisierung.

Ihr könnt zum Beispiel mit diesem einfachen Workflow eure Word-Dokumente automatisch in PDFs umwandeln lassen – eine Aufgabe, die bei mir im Rahmen der Unterrichtsvorbereitung fast täglich vorkommt.

Delegieren und Automatisieren - Zeitmanagement Lehrer

Ebenso könnt ihr Aufgaben an KI-Tools wie ChatGPT delegieren. Ich habe mir zum Beispiel für wiederkehrende Aufgaben eigene GPTs erstellt, zum Beispiel mein GPT für die Aufgabenerstellung oder mein GPT zur Erstellung von Kahoot-Quizzes. Ich muss hier nur noch die Inhalte bereitstellen und bekomme dann automatisch passende Aufgaben oder ein Quiz erstellt.

GPT Unterricht Zeitmanagement Lehrer — *Custom GPTS zur Automatisierung von Aufgaben*

Denkt in diesem Zuge darüber nach, welche Aufgaben ihr delegieren oder automatisieren könnt, um euren Arbeitsalltag zu entlasten.

8. Time-Boxing 📅

Time Boxing Zeitmanagement Lehrer — *Time-Boxing*

Time-Boxing ist eine Technik, bei der ihr feste Zeitblöcke in eurem Kalender für bestimmte Aufgaben reserviert. Tragt euch Zeitfenster für die Unterrichtsvorbereitung, Korrekturen oder das Beantworten von E-Mails ein. Auch für private Aktivitäten wie Sport, Familie oder Treffen mit Freunden könnt ihr feste Zeitfenster reservieren.

Diese Methode hilft euch, eure Zeit besser zu organisieren und den Überblick über eure Aufgaben zu behalten. Zeitgleich entstehen durch die Zeitblöcke künstliche Deadlines, was wiederum zu einer effektiven Arbeitsweise beiträgt.

9. Batching 📦

Batching bedeutet, ähnliche Aufgaben zu bündeln und sie in einem Rutsch zu erledigen. Statt eure Aufgaben über den Tag zu verstreuen, könnt ihr sie zusammenfassen. Zum Beispiel könnt ihr alle Anrufe oder E-Mails zu einer bestimmten Zeit beantworten.

Durch diese Methode vermeidet ihr ständige Unterbrechungen, bleibt fokussiert und müsst gedanklich nicht so oft springen. Batching hilft euch nicht nur, Zeit zu sparen, sondern auch, den Stress im Alltag zu reduzieren, indem ihr Aufgaben gezielt und konzentriert abarbeitet.

10. Not-to-Do-Liste 🚫

Neben der klassischen To-Do-Liste kann eine Not-to-Do-Liste besonders nützlich sein. Auf dieser Liste vermerkt ihr Dinge, die ihr bewusst vermeiden wollt, weil sie eure Zeit verschwenden oder euch von den wichtigen Aufgaben ablenken.

Das könnten zum Beispiel festlegen, dass ihr keine beruflichen E-Mails nach 17:00 Uhr beantworten wollt oder euch nicht länger als 10 Minuten mit dem Formatieren von Arbeitsblättern beschäftigt, sondern auf die Inhalte konzentriert

Eine Not-to-Do-Liste hilft euch, Prioritäten zu setzen, euch auf das Wesentliche zu konzentrieren und euch immer wieder zu vergegenwärtigen, welche Dinge und Verhaltensweisen ihr vermeiden wollt.

Fazit ☄️

Diese zehn Arbeitstechniken und Zeitmanagement-Methoden zählen zu meinen Favoriten, um den Schul- und Unterrichtsalltag effizienter zu gestalten. Sie lassen sich ohne große Umstellung in eure Routinen integrieren und bringen schnell spürbare Erleichterung.

Probiert die eine oder andere Technik aus und schaut, wie sie euch dabei helfen kann, euren Arbeitsalltag besser zu organisieren und mehr Zeit für die wichtigen Dinge zu schaffen.

Viel Erfolg beim Umsetzen und Zeit sparen!

Schreibt außerdem mal in die Kommentare, welche Methode bei euch am zuverlässigsten funktioniert und welcher Tipp oder welche Technik noch ergänzt werden sollte.

Quellen:

Allen, D. (2003). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Link: https://amzn.to/3YPIxPZ*
Cirillo, F. (2018). The Pomodoro Technique: The Acclaimed Time-Management System That Has Transformed How We Work. Link: https://amzn.to/3TmLhkr*
Ferriss, T. (2015). Die 4-Stunden-Woche: Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Leben. Link: https://amzn.to/470sa5g*
McKeown, G. (2018). Essentialismus: Die konsequente Suche nach Weniger. Ein neuer Minimalismus erobert die Welt. Link: https://amzn.to/3XeSaGP*
Newport, C. (2016). Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World. Link: https://amzn.to/46VMLr7*
Tracy, B. (2013). Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time. Link: https://amzn.to/4dvzAQp*

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10 effektive Zeitmanagement-Methoden für Lehrerinnen und Lehrer