Schlagwörter und Tags sind sicherlich nichts komplett Neues für euch. Die Schlagwortfunktion taucht nämlich an zahlreichen Stellen auf all unseren Endgeräten auf - angefangen bei der Dateiablage bis hin zur Notiz- und Aufgaben-App.

Das Interessante: Nur die wenigsten Nutzen die Schlagwörter zur Dateiorganisation- und verspielen damit viel Potenzial!

Dateien werden stattdessen in komplexen Ordnerstrukturen organisiert und das führt zu Problemen.

Problem Nummer 1: Die Ordnerstruktur ist unübersichtlich!

Ordner enthalten Unterordner mit Unterordnern, die dann wiederum Unterordner enthalten. Das geht lange gut, irgendwann ist aber alles verschachtelt und unübersichtlich.

Problem Nummer 2: Änderungen sind zeitaufwendig!

Wenn du was Umorganisieren muss wird es richtig schlimm. Dann musst du nämlich in jeden einzelnen Unterordner gehen, die Dateien kopieren und verschieben.

Problem Nummer 3: Komplexe Ordnerstrukturen sind unflexibel.

Dateien nach Klassen ablegen oder nach Fächern? Klassenarbeiten in einem Ordner ablegen oder doch lieber direkt zum Fach? Vertretungsmaterial nach Thema oder Bildungsgang?

Je nach Kontext ist eine andere Organisationsstruktur hilfreich. Und falls du jetzt sagst, du könntest die Dateien ja einfach doppelt ablegen, je nach Kontext, muss ich dich unterbrechen.

So ein System ist fehleranfällig und führt am Ende zu noch mehr Unordnung und Chaos. Du musst dann Dateien immer doppelt aktualisieren und weißt irgendwann nicht mehr, welche die Version aktuell ist.

Ich habe das jahrelang so gemacht und kenne die Probleme nur zu gut.

Nach viel Trial und Error bin ich zu einer Lösung gekommen:

Flache Ordnerstrukturen und dazu Schlagwörter verwenden.

Lest hier, wie meine Ordnerstruktur aussieht, welche Schlagwörter ich verwende und wie ihr Schlagwörter auf dem Mac oder iPad erstellt.

Meine Organisationsstruktur - Ordner und Tags

Wenige Ordner-Ebenen, zusätzlich Schlagwörter - so sieht meine Organisationsstruktur aus. Meine persönliche Ordnerstruktur besteht deshalb nur aus 4 Ebenen.

**Ebene: Lernfeld**
**Ebene: Unterrichtsreihe**
**Ebene: alle Unterlagen zur Unterrichtsreihe**
**Ebene: Bildungsgang**

Diese Struktur ist für mich eingängig und übersichtlich. Damit finde ich in den meisten Fällen schnell und zuverlässig meine benötigten Unterlagen.

Trotzdem gibt es Situationen, in denen eine Struktur sinnvoller wäre - Und genau hier kommen die Schlagwörter ins Spiel!

Vorteil von Schlagwörtern: Zeitersparnis, weniger Chaos, volle Flexibilität

Nehmen wir an, ich möchte mir einen Überblick über meine Methodenblätter verschaffen. Die verwende ich immer dann, wenn ich im Unterricht neue Unterrichtsmethoden einführe. Deshalb speichere ich die Methodenblätter immer direkt bei der Unterrichtsstunde ab.

Klar, ich kann alle Ordner durchgehen und die Methodenblätter in einen neuen Ordner kopieren. Das kostet aber unnötig Zeit und sorgt für Chaos durch doppelte Dateien. Das kann ich mir aber alles sparen, indem ich Schlagwörter verwende.

Die Schlagwörter werden am Mac in der Seitenleiste des Finders angezeigt. Auf dem iPad findest du die Schlagwörter in der App “Dateien”. Wenn ich nun das Schlagwort anwähle, bekomme ich alle Methodenblätter auf einmal angezeigt, ganz egal in welcher Unterrichtsreihe ich sie abgelegt habe.

Also: Eine feste Ordnerstruktur, aber volle Flexibilität durch Tags, wenn du eine andere Struktur oder Ansicht benötigst. Außerdem spare ich Zeit und vermeide Unterlagen-Chaos.

Welche Schlagwörter ich verwende.

Ich verwende eine bei mir die folgende Auswahl von Schlagwörtern:

Die meisten Schlagwörter sind selbsterklärend. Dennoch ein paar kurze Erläuterungen für euch.

Methodenblätter: Wenn ich eine neue Unterrichtsmethode einführe, erhalten meine Schüler:innen in der Regel ein Methodenblatt. Darauf ist die neue Unterrichtsmethode erklärt. Die Methodenblätter lege ich immer direkt zur Unterrichtsreihe ab.
Klassenarbeit: Diesen Tag verwende ich für alle meine Klassenarbeiten und die dazugehörigen Erwartungshorizonte.
Vertretung: Unterrichtsstunden oder -reihen, die ohne weiteres für Vertretungsstunden eingesetzt werden können.
Überarbeiten: Unterrichtsstunden, die vor dem nächsten Einsatz überarbeitet werden müssen.
Digital: Unterrichtsstunden, für die ich einen PC-Raum, Laptops oder digitale Endgeräte brauche bzw. Unterrichtsstunden, die so auch im Distanzunterricht ohne weiteres funktionieren.
Projekt: Unterlagen zum Projektunterricht.
Semesterabschluss: Abschlussstunden, die zum Semester- und Schuljahresende eingesetzt werden können.
erste Stunde: Kennenlernstunden, die ich bei neuen Klassen einsetzen kann.
Fertig: Unterrichtsreihen und -stunden, bei denen Inhalt, Formatierung, Erwartungshorizont und sonst alles Weitere stimmt .
Hook: Unterrichtsreihen und -stunden, die ich mit verwandten Unterrichtsstunden verknüpft habe.

Es kann vorkommen, dass ein Datei oder ein Ordner mehrere Schlagwörter auf einmal zugewiesen bekommt. Die Auswahl an Schlagwörtern kann natürlich beliebig angepasst und erweitert werden.

Schlagwörter hinzufügen und anpassen

Um Änderungen an den Schlagwörtern vorzunehmen schaust du in die Einstellungen der Mac-App “Finder”. Dort kannst du neue Tags erstellen und bestehende Tags anpassen. Schlagwörter fügst du zu Dateien über das Icon in der Symbolleiste hinzu. Wie das funktioniert siehst du hier.

Am iPad geht das in der App Dateien, indem du eine Datei anwählst, bestehende Schlagwörter anklickst oder über “neues Tag hinzufügen” neue Schlagwörter erstellst.

Erstellte und hinzugefügte Tags werden übrigens zwischen Mac und iPad synchronisiert.

Deine Schlagwörter tauchen nach der Erstellung zusätzlich in deiner Suchleiste auf.

Fazit

Glaubt mir, die Organisation mit einer flachen Ordnerstruktur und Schlagwörtern funktioniert großartig! Wenn man sich daran gewöhnt hat will man nicht mehr zurück, denn die Vorteile gegenüber komplexer Ordnerstrukturen liegen auf der Hand:

Zeitersparnis: Die Dateiablage kann mir verhältnismäßig geringem Aufwand umgestaltet werden, Ordner ohne größere Probleme umbenannt werden
Flexibilität: Dateien können je nach Kontext in unterschiedlichen Ansichten auftauchen.
Übersichtlichkeit: Mit Schlagwörtern kannst du ganz filtern und die nur das anzeigen lassen, was du tatsächlich brauchst.
Schlanke Ablage: Deine Dateien gibt es tatsächlich nur ein einziges Mal. Das verhindert Unordnung und Chaos.

Wenn du wissen willst, wie meine komplette Ordnerstruktur konkret aussieht, dann schau dir dazu diesen Blog-Post an. Dort bekommst du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du dir eine strukturierte Dateiablage schaffen kannst.

Lass mich wissen, wie du deine Ordner und Dateiablage organisierst. Wie ist deine Erfahrung mit Schlagwörtern? Nutzt du Schlagwörter bereits oder planst du deine Organisationsstruktur mit Schlagwörtern aufzupeppen? Lass es mich in den Kommentaren wissen.

Next-Level-Organisation mit Schlagwörtern